Kinh nghiệm lựa chọn thuê văn phòng

Lựa chọn thuê văn phòng không đơn giản. Với những kinh nghiệm về việc tìm thuê văn phòng sau sẽ giúp chọn một nơi thích hợp để làm việc, đồng thời nâng cao được giá trị của công ty, doanh nghiệp.

Thuê văn phòng không đơn giản là chọn căn phòng có diện tích phù hợp để để đặt trụ sở, chi nhánh kinh doanh. Văn phòng được xem như bộ mặt đại diện của công ty, khi khách hàng đến giao dịch hay đối tác đến làm việc thì ấn tượng về văn phòng làm việc là khá quan trọng.

Thuê văn phòng cũng cần lưu ý đến chủ đầu tư

Khi thuê văn phòng cân nhắc kĩ lưỡng về chủ đầu tư dự án cho thuê, người cho thuê. Vì thông qua chủ đầu tư có thể đánh giá được chất lượng, tính pháp lí, đảm bảo an toàn trong quá trình thuê. Tránh tranh chấp, kiện tụng giữa chủ đầu tư với người dân, cơ quan chức năng. Vì việc này cũng một phần ảnh hưởng tiêu cực cho văn phòng, công ty thuê tại dự án.

• ❶

• Uy tín chủ đầu tư cho thuê

  • Hoạt động cho thuê được xem như việc hợp tác lâu dài giữa người thuê và người cho thuê. Khi đã lựa chọn được dự án thuê, cần tìm hiểu rõ vấn đề liên quan đến người cho thuê như danh tiếng, có dính dáng đến kiện tụng, có đang giải quyết tranh chấp với ai không.
  • Việc xác định này tương đối đơn giản nhờ vào các trang thông tin mạng, người quen, đồng thời cũng có thể đánh giá thông qua những dự án trước của chủ đầu tư.

• ❷

• Tình hình nguồn lực tài chính chủ đầu tư

  • Các chủ đầu tư sẽ thực hiện cùng 1 thời điểm nhiều dự án khác nhau, do đó vấn đề tài chính là cực kì quan trọng.
  • Trường hợp xấu có thể xảy ra, doanh nghiệp đầu tư thiếu hụt vốn, thua lỗ trong việc đầu tư thì các dự án thế chấp có thể bị thu hồi, các công ty đặt văn phòng tại đây sẽ phải chuyển đi chỗ khác.

• ❸

• Hình thức đặt cọc với chủ đầu tư

  • Về vấn đề đặt cọc thuê nhà, chủ đầu tư cho thuê yêu cầu đặt cọc cho 3 tháng, tuy nhiên đây là một thời gian khá dài và có thể có nhiều rủi ro xảy ra, chủ đầu tư cũng sẽ không hoàn trả lại tiền nếu có trường hợp bất cập. Nên đàm phán thống nhất đặt cọc cho 1 tháng là tốt nhất.
  • Lựa chọn một chủ đầu tư lớn, sẽ đảm bảo cho người thuê văn phòng về vấn đề pháp lí, chất lượng nơi đặt công ty.
  • Đối với những tòa nhà thường xuyên xảy ra kiện tụng tranh chấp cũng sẽ làm ảnh hướng đến cái nhìn của khách hàng đến những công ty có văn phòng thuộc tòa nhà. Trong trường hợp di dời công ty do tòa nhà thu hồi bởi ngân hàng sẽ cản trở đến hoạt động kinh doanh.

Kinh nghiệm chọn thuê văn phòng

Chọn thuê văn phòng nên cần thiết lưu ý các chi tiết sau

• Để phù hợp với những yêu cầu của công ty về diện tích văn phòng,
• Giá thuê văn phòng hợp lí,
• Hoạt động định vị thương hiệu công ty,
• Mức độ cạnh tranh giữa các công ty với nhau cũng liên quan đến việc chọn thuê văn phòng.

•  

• Vị trí văn phòng thuê

  • Tòa nhà đặt văn phòng nên sở hữu vị trị đẹp, gần khu vực trung tâm nhằm thuận tiện cho việc đi lại của nhân viên công ty. Đồng thời vị trí cần phải phù hợp cho tính chất hoạt động kinh doanh của công ty, quảng cáo thương hiệu.
•  

• Môi trường xung quanh văn phòng thuê

  • Đảm bảo sạch sẽ, không ô nhiễm không khí, đường không bị ngập nước...
•  

• Diện tích thuê văn phòng

  • Diện tích sử dụng bao gồm diện tích phòng, hành lang, thang máy, nhà vệ sinh, trung bình sẽ từ 8-12 m2/ người. Tại một số dự án, chủ đầu tư tính cả diện tích công trình công cộng thuộc tòa nhà vào cả diện tích thuê.
•  

• Giá dịch vụ tại văn phòng thuê: mỗi loại hình cao ốc sẽ có giá thuê khác nhau

  • Mức giá cao ốc cho thuê văn phòng cao cấp là 5,5-6,5 USD/m2/tháng
  • Mức giá cao ốc cho thuê văn phòng tầm trung là 4-5 USD/m2/tháng
  • Mức giá cao ốc cho thuể văn phòng trung bình, bình dân là 2-3 USD/m2/tháng
•  

• Tính độc quyền kinh doanh của văn phòng thuê

  • Một vài tòa nhà chấp nhận đặt văn phòng của công ty duy nhất trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty đó, đảm bảo độc quyền vị trí tại tòa nhà, không nhận cho thuê cho các công ty đối thủ của công ty đang đặt văn phòng tại cao ốc.

Toà nhà văn phòng Vincom - TPHCM

Tiện ích tòa nhà nơi thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng, hầu hết sự lựa chọn tốt nhất là thuê tại các dự án cao ốc văn phòng, ngoài những yếu tố về thuận tiện trong vấn đề đi lại, liền kề các dự án công cộng. Cũng cần chú trọng đánh giá các tiện ích tích hợp bên trong tòa nhà có văn phòng sẽ thuê.

•  

• Cổng lớn tòa nhà, sảnh của tòa nhà

  • Sảnh của tòa nhà phải lớn, có lối đi cho xe ô tô, taxi nhằm thuận tiện cho việc đón khách, đối tác. Lối vào sảnh, cổng phải rộng rãi, không bị ùn tắc do quá đông người ra vào.

•  

• Các hệ thống thiết bị tòa nhà cho thuê văn phòng

  • Thang máy: các khu văn phòng nên có thang máy khác với thang máy cho người dân sống tại tòa nhà, nên tìm hiểu kĩ vấn đề này tránh trường hợp ùn tắc thang máy, ảnh hưởng đến thời gian làm việc.
  • Máy lạnh: khi thuê cần tìm hiểu xem máy lạnh sẽ sử dụng chung với hệ thống máy lạnh tòa nhà, hay người thuê văn phòng phải tự lắp riêng.
  • Máy phát điện: mất điện sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, trì hoãn các hoạt động trong công ty. Do đó, cần phải tìm hiểu kĩ khi thuê vì không phải tòa nhà nào cũng trang bị thiết bị phát điện, tại một số tòa nhà vẫn có máy phát điện, tuy nhiên hiệu suất thấp, không thể đáp ứng những trường hợp cúp điện quá lâu.
  • Hệ thống phòng cháy chữa cháy: Tòa nhà phải có chứng nhận về độ an toàn trong phòng cháy chữa cháy, trang bị đầy đủ các thiết bị báo cháy, chữa cháy. Thiết lập các lối thoát hiểm trong những trường hợp khẩn cấp.
  • Khu vực giữ xe của tòa nhà: khu để xe của văn phòng có phân biệt với khu để xe của dân cư không nhằm tránh các trường hợp ùn tắc vào những giờ cao điểm. Chi phí gửi xe như thế nào, phí thuê bãi giữ xe đã có tính chung với giá thuê văn phòng chưa.
  • Bảo hiểm tòa nhà: Các chủ đầu tư sẽ mua bảo hiểm cho toàn bộ dự án của họ, tuy nhiên người thuê vẫn nên mua bảo hiểm cho văn phòng đặt công ty của mình.

✤✤ Thuê văn phòng nên tham khảo những kinh nghiệm được chia sẻ trên, cân nhắc lựa chọn chủ đầu tư, tìm hiểu kĩ yếu tố liên quan đến văn phòng dự định thuê và cao ốc đặt văn phòng. Ngoài lựa chọn một nơi thích hợp để làm việc, cần quan tâm thêm các vấn đề khác để mang lại một môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên, gây được ấn tượng với khách hàng, đối tác.

Print